แอพฯ องค์กร ไลฟ์สไตล์การทำงานใหม่แห่งศตวรรษ 21
เชื่อว่าร้อยทั้งร้อยต้องเห็นด้วยกับคำกล่าวเกี่ยวกับ “ออฟฟิศในฝัน” นี้…
“ทำงานแล้วสนุก มีสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นมิตรระหว่างเพื่อนร่วมทีม ทุกคนถนัดคนละด้าน แต่เมื่อผสานกันทำงานด้วยกันแล้วเกิดเป็นทีมเวิร์กที่ทรงพลัง จนในที่สุดสามารถทำงานเสร็จได้ตามเป้าหมายที่วางไว้ด้วยประสิทธิผลสูงสุด”
ไม่ต้องเกิดเดือนกันยาฯ ราศีที่ได้ชื่อว่าบ้างาน แต่ทุกคนเมื่อลงมือทำงานแล้วก็หวังเหมือนๆ กันว่าจะได้แสดงฝีมือ ได้รับการยอมรับ และเป็นหนึ่งของความสำเร็จ ซึ่งเมื่อหัวหน้าเห็นดี ก็ต้องมีอะไรตอบแทน
ถึงตอนนี้บอกได้เลยว่าไม่ได้จะพูดให้คุณเคลิ้ม แต่ต้องการจะบอกว่าแนวคิดทั้งหมดนี้โบราณไปแล้ว! อนาคตของการทำงานจะเปลี่ยนไป ทั้งคนทำงาน หัวหน้างาน เนื้องาน วิธีคุย-ส่งงาน และการเลื่อนตำแหน่งงาน
การทำงานแห่งอนาคตได้เตรียมตัวปฏิวัติตัวเองใหม่หมดจรด และที่เป็นแบบนี้ได้ก็เพราะสภาพแวดล้อมเปลี่ยนไปและที่สำคัญที่สุดคือ เทคโนโลยีที่เอื้ออำนวยต่อการปฏิวัติโลกแห่งการทำงานนั่นเอง!
เทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงการทำงาน
คนใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่กันมากขึ้นและตลอดเวลา
เมื่อชีวิตของคนรุ่นใหม่เข้าสู่ยุค Mobility ที่มีอุปกรณ์แกดเจ็ทต่อเน็ตข้างกายตลอดเวลา พวกเขาจึงโหยหาที่จะให้หน้าจอเหล่านี้เป็นจอที่พร้อมสำหรับการทำงานด้วย ลองดูจากคนรอบๆ ตัวเราเอง ไม่ว่าจะเป็นพ่อแม่ หัวหน้า อาจารย์ เพื่อนเก่า ต่างก็ติดสมาร์ทโฟนและแท็ปเบล็ตกันเป็นแถว!
ดังนั้นในระบบขององค์กรรุ่นใหม่ จึงที่เริ่มที่หาจุดสมดุลระหว่างแนวคิดที่ให้พนักงานเอาอุปกรณ์เคลื่อนที่ส่วนตัวมาใช้ในการทำงานที่ออฟฟิศได้ BYOD (Bring Your Own Devices) ซึ่งมีข้อเสียสำคัญก็คือ การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลองค์กร
จึงทำให้ปัจจุบันองค์กรหลายระดับในไทยจึงเลือกใช้แนวคิด CYOD (Choose Your Own Devices) โดยที่ทางออฟฟิศจะเป็นคนล็อกสเปคอุปกรณ์เอาไว้ แต่ก็ยังมีให้เลือกหลายระบบปฏิบัติการหลายรุ่น พอที่จะเป็นทางเลือกให้กับพนักงาน เช่น คอมฯ จะเลือก Mac, Windows มือถือ จะเลือก iOS, Android ก็ได้ โดยที่อาจจะมีการช่วยออกค่าใช้จ่ายในการซื้อและดูและเครื่องให้กับพนักงาน
และสิ่งสำคัญที่สุดคือ การมีระบบ MDM (Mobile Device Management) มาควบคุมดูแลการลงโปรแกรม, แอพฯ และการรับ-ส่งข้อมูลในเครื่องของพนักงาน เพื่อป้องกันด้านข้อมูลภายในองค์กรรั่วไหลนั่นเอง
อินเตอร์เน็ตไร้สายมีทุกที่
ในสายตาฝรั่ง เมืองไทยของเราโดยเฉพาะกรุงเทพฯ ขึ้นชื่อเรื่องระบบโครงการพื้นฐานอินเตอร์เน็ตที่ดี มีค่าความเร็วอินเตอร์เน็ตเฉลี่ยสูงถึง 17 เมกะบิต/วินาที รั้งอันดับ 5 ของประเทศในแถบอาเซียน และเกือบทุกที่ในเมืองหลวงล้วนสามารถเข้าถึงเน็ตไร้สายได้
จุดนี้เองที่ทำให้คนรุ่นใหม่มองหาไลฟ์สไตล์ใหม่ในการทำงาน ที่ไม่ต้องยึดกับเวลาและสถานที่ เพราะอุปกรณ์อย่างโน้ตบุ๊กและมือถือมีขนาดเล็ก น้ำหนักเบา ต่อเน็ตก็เข้าถึงไฟล์งานต่างๆ ได้
ทั้งสองส่วนนี้เป็นที่มาของการผลักดันให้เกิดการสร้างแอพพลิเคชั่นสำหรับการทำงานของคนในองค์กรขึ้นมากมาย เพื่อหวังจะให้คนทุกคนในองค์กรต่างๆ มีความยืดหยุ่นในการทำงานมากยิ่งขึ้น
ตัวอย่างแอพฯ องค์กรที่น่าสนใจ
แอพฯ ช่วยสื่อสารกับทุกคนในองค์กร
เมื่อค้นคำว่า Collaborative Tools ในกูเกิล คุณจะค้นพบซอฟท์แวร์ใหม่ หน้าตาคล้ายเฟสบุ๊ก แต่เอาไว้สำหรับการพูดคุยเรื่องงานและประสานการทำงานเฉพาะกับคนในองค์กรเท่านั้น (Social Workflow) ซึ่งข้อดีกว่าอีเมล์ก็คือ ช่วยให้หมดปัญหาอีเมล์เยอะ (อ่านไม่ทัน) กล่องเมล์เต็มส่งไม่เข้า เมล์ติดไวรัสส่งไม่ออก
และข้อดีของแอพฯ ประเภทนี้ยิ่งทำให้การใช้อีเมล์คุยงานเป็นอะไรที่ไร้ประสิทธิภาพไปในที่สุด เช่น
* การมอบหมายงาน: ที่ทำหน้าที่เหมือนกล่องแชต คุยและอ้างถึงคนที่ต้องรับผิดชอบได้ตลอดเวลา
* การแชร์ไฟล์: ใครก็เข้ามาแก้ไขออนไลน์ได้ แก้แล้วก็จะเห็นเวอร์ชันล่าสุดในทุกครั้ง
* การสร้างกลุ่มย่อยคุยรายโปรเจ็ค
* การจัดการงานที่ทำแบบกลุ่มและรายบุคคล: ทุกคนสามารถเห็น To do list ของงานแต่ละโครงการ ใครบ้างรับผิดชอบ ทำถึงไหนแล้ว และเราเองแต่ละวันมีอะไรต้องทำบ้าง
* มีระบบวิเคราะห์การทำงานของผู้ใช้ทุกคน เช่น ใครโพสต์บ่อย ตอบเร็ว ทำงานเสร็จไว หัวหน้าและทีมงานก็จะทราบ เพื่อผลในการประเมินงานต่อไป
ตัวอย่างแอพฯ สื่อสารและบริหารงานภายในองค์กรที่ได้รับความนิยม และใช้งานง่าย
www.yammer.com เว็บที่ทำตัวเป็นเฟสบุ๊กสำหรับองค์กรถูกซื้อไปโดยไมโครซอฟท์ด้วยเงินถึง 4 หมื่นล้านบาท
และเร็วๆ นี้เฟสบุ๊กก็กำลังซุ่มทำโปรเจ็ค FB@Work ที่จะอัปเกรดระบบ Group ให้กลายเป็นเฟสบุ๊กเพื่อการทำงานที่ให้ทุกคนสร้างอีกบัญชี (ในบัญชีเดิม) เพื่อการทำงานโดยเฉพาะได้
โดยจุดเด่นของแอพฯ พวกนี้คือ จำเป็นจะต้องสามารถใช้ได้กับทุกอุปกรณ์ ดังนั้นการออกแบบแพล็ตฟอร์มจึงพึ่งพาการทำงานของ HTML5 มากกว่าการสร้างเป็น Native Apps เพราะเมื่ออยู่ในรูปแบบเว็บไม่ว่าจอใหญ่เล็ก ระบบปฏิบัติการใดๆ ก็สามารถใช้งานได้ทั้งหมด และที่สำคัญคือ มีหน้าตาเมนู (User Interface) ที่เป็นแบบเดียวกัน เพื่อป้องกันการเสียเวลาเรียนรู้ใหม่ของพนักงาน
นอกจากนี้เราจะเห็นว่าบริษัทสตาร์ทอัปที่ทำบริการประเภทแอพฯ เพื่อยกระดับการทำงาน (Productity Apps) อย่าง Dropbox, Evernote, Mindmeister เว็บสร้างแผนผังความคิดก็ออกบริการใหม่ชื่อ meistertask.com ระบบบริหารจัดการงานสำหรับออฟฟิศทันสมัยโดยมีรากฐานมาจากการวางแผนผังทางความคิด เพื่อให้ทีมงานทุกคนเข้ามาใช้งานได้พร้อมๆ กันเป็นต้น
แอพฯ องค์กรเปลี่ยนรูปแบบการทำงานและเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรได้อย่างไร?
จากที่เห็นฟีเจอร์ต่างๆ ในแอพฯ องค์กรข้างต้น คุณก็รับรู้ได้ทันทีถึงฟิลลิ่งใหม่ในการทำงาน นั่นคือ ความยืดหยุ่น เน้นให้ทุกคนแสดงทักษะความสามารถของตนอย่างเต็มที่ เพื่อประสิทธิผลของการทำงาน ดังนั้นเมื่อองค์กรแห่งอนาคตน้อมรับเอาเครื่องมือเหล่านี้ไปใช้ในการทำงาน วัฒนธรรมองค์กรย่อมเปลี่ยนแปลงไปตาม ไม่ว่าจะเป็น…
ยึดเป้าหมายเป็นหลัก
องค์กรใหญ่อย่างอลีบาบาระบุชัดเจนว่า การทำให้พนักงานเป็นหมื่นๆ คนคิดเหมือนกันไม่ได้ แต่มีอย่างเดียวที่ทำให้พวกเขาเหมือนกันได้คือ การให้เป้าหมายเดียวกัน! ซึ่งแอพฯ การทำงานเหล่านี้ย่อมให้อิสระพนักงานในการทำงานจากทุกที่ทุกเวลา ขอเพียงงานของตนเสร็จ และโครงการที่ทำอยู่เกิดผลลัพธ์ได้จริงๆ นั่นเอง
ทำงาน(ได้ตลอดเวลา)
พอเมื่อทุกคนเข้าถึงแอพฯ องค์กรได้อย่างทุกอุปกรณ์แล้ว ย่อมต้องยอมรับกับกติกาใหม่ที่ว่า การสั่งงานก็ย่อมเกิดได้จากทุกที่ทุกเวลาเช่นกัน และผลสำรวจจากซิสโก้ ในหัวข้อ Connected World Technology Report (CCWTR) ประจำปี 2557 ที่ว่า 69% ของ Gen X และ Gen Y 58% ยอมให้ลดเงินเดือนเพื่อแลกกับความยืดหยุ่นในการทำงาน ก็เป็นสิ่งยืนยันได้อย่างดีว่าพนักงานออฟฟิศไทยพร้อมจะเป็น Super Tasker หรือผู้ที่พร้อมและมีความสามารถที่จะทำกิจกรรมหลายๆ อย่างในเวลาเดียวกัน
ก่อให้เกิดองค์กรโปร่งโล่งไร้ลำดับชั้น
สิ่งสำคัญที่สุดที่คุณจะได้เห็นผลกระทบสำคัญจากแอพฯ องค์กรก็คือ การเกิดองค์กรรูปแบบใหม่ที่ไร้ลำดับชั้น (Holacracy Organization) หมายความว่าทุกคนสามารถคุย เสนอตัว แนะนำ ให้ความเห็นกับพนักงานคนใดๆ ก็ได้ ตราบใดที่มันจะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ซึ่งองค์กรแบบนี้ได้เริ่มต้นใช้แล้วในธุรกิจสตาร์ทอัพ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าตำแหน่งต่างๆ ในองค์กรจะหายไป เพราะมันก็ยังคงความสำคัญในกรณีที่ต้องการการฟันธงจากใครสักคนนั่นเอง
ดูวิดีโอแนะนำองค์กรโปร่งโล่งไร้ลำดับชั้น (Holacracy Organization) ได้ที่นี่
และบริการหัวคิดใหม่สอดรับกับแนวคิดองค์กรไร้ลำดับชั้น อาทิ
Honey.is เว็บที่ช่วยให้บริษัทมีกระดานข่าวกลางบอกเล่าเรื่องราวต่างๆ ที่เกิดขึ้นในองค์กรให้กับพนักงานทุกคนได้รู้ และเมื่อรู้แล้วก็สามารถแสดงความคิดเห็นได้ทันที
รวมถึง Bonus.ly เว็บไซต์ที่ช่วยให้พนักงานทุกคนทุกระดับแจกโบนัสให้กับใครก็ได้ที่ตัวเองเห็นว่าคู่ควร โดยทุกคนจะมีงบโบนัสเอาไว้ในใจ
ดูวิดีโอการทำงานของ Bonus.ly ได้ที่นี่
Bonusly: Celebrate Success from Bonusly on Vimeo.
ซึ่งจุดนี้เองก็โยงมาถึงความสำคัญของการสร้างแรงจูงใจและให้รางวัล ที่ไม่ว่าจะเป็นองค์กรแห่งศตวรรษไหนก็ยังใช้ได้ผลดีเสมอ
ข้อมูลทั้งหมดนี้ทำให้เห็นว่า “องค์กรแห่งอนาคต” ที่มีระบบผสานการทำงานออนไลน์ที่แสนจะยืดหยุ่นแบบนี้ย่อมดึงดูดคนรุ่นใหม่เข้ามาร่วมงานได้เป็นอย่างดี คำตอบนี้ถูกเพียงครึ่งเดียว เพราะแท้จริงแล้ว เน็ตแรงๆ แกดเจ็ทถูกๆ และแอพฯ องค์กรช่วยให้เกิดอาชีพใหม่นั่นก็คือ “พนักงานมืออาชีพแบบไร้สังกัด (The freelancer)” พูดง่ายๆ ก็คือ คนมีฝีมือ เป็นมืออาชีพเฉพาะทาง กลับเล็งเห็นว่าการยึดตัวเองเข้ากับองค์กรเดียวดูจะท้าทายพวกเขาน้อยเกินไป พวกเขาจึงเลือกที่จะทำงานให้กับหลายองค์กรพร้อมๆ กันแทน ซึ่งแน่นอนว่าการทำงานแบบนี้ย่อมทำให้พวกเขาใช้เวลาได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ใช้ความรู้ได้เต็มที่มากขึ้น และนำมาเม็ดเงินเข้ากระเป๋าได้มากกว่าพนักงานประจำนั่นเอง
พูดถึงตอนนี้ เชื่อว่ากลุ่มผู้อ่านบทความนี้ต้องมีทั้งเจ้าของกิจการ พนักงานบริษัท และฟรีแลนซ์เซอร์ ผู้เขียนก็หวังว่าภาพและข้อมูลทั้งหมดนี้จะช่วยทำให้ทุกคนเห็นเทรนด์ สามารถปรับตัวและเลือกทางที่เหมาะสมสำหรับตัวเองมากที่สุด เพื่อสอดรับกับวัฒนธรรมการทำงานแห่งอนาคตได้อย่างแท้จริง!
