กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง เป็นหนึ่งในกระบวนการสำคัญที่ทุกองค์กรต้องดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้า บริการ และงานก่อสร้างที่มีคุณภาพ ตรงตามความต้องการ ภายใต้งบประมาณที่กำหนด โดยมีขั้นตอนการดำเนินงานที่เป็นระบบและโปร่งใส
สำหรับผู้ที่อาจสงสัยว่าแล้วกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ต้องมีขั้นตอนอย่างไรบ้าง ในบทความนี้ เราจะมาบอกได้รู้จักและเข้าใจกัน
กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง มีขั้นตอนอย่างไรบ้าง ?
ขั้นตอนที่ 1: การวางแผนการจัดซื้อจัดจ้าง
เริ่มต้นจากการสำรวจความต้องการใช้พัสดุหรือบริการภายในองค์กร จากนั้นจึงจัดทำแผนการจัดซื้อจัดจ้างประจำปี โดยระบุรายละเอียดของพัสดุ ประมาณการงบประมาณ และระยะเวลาที่ต้องการใช้งาน การวางแผนที่ดีจะช่วยให้การดำเนินงานในขั้นตอนต่อไปเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 2: การเตรียมการจัดซื้อจัดจ้าง
หลังจากได้แผนการจัดซื้อจัดจ้างแล้ว จะต้องจัดทำรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะหรือขอบเขตของงาน (TOR) ให้ชัดเจน มีการกำหนดราคากลางเพื่อใช้เป็นฐานในการพิจารณาราคาที่ผู้เสนอราคายื่นเข้ามา และจัดทำเอกสารประกวดราคาที่ระบุเงื่อนไขและรายละเอียดต่างๆ อย่างครบถ้วน
ขั้นตอนที่ 3: การดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง
ในขั้นตอนนี้จะต้องเลือกวิธีการจัดซื้อจัดจ้างที่เหมาะสม เช่น วิธีประกาศเชิญชวนทั่วไป วิธีคัดเลือก หรือวิธีเฉพาะเจาะจง จากนั้นจึงดำเนินการตามขั้นตอนของวิธีที่เลือก มีการประกาศเชิญชวนหรือส่งหนังสือเชิญชวนไปยังผู้ประกอบการ เปิดโอกาสให้มีการแข่งขันอย่างเป็นธรรม
ขั้นตอนที่ 4: การพิจารณาและตัดสินผล
เมื่อได้รับข้อเสนอจากผู้เข้าร่วมการจัดซื้อจัดจ้าง คณะกรรมการจะทำการพิจารณาคุณสมบัติและข้อเสนอทางเทคนิค รวมถึงพิจารณาราคาที่เสนอ โดยต้องคำนึงถึงประโยชน์ของหน่วยงานเป็นสำคัญ หลังจากนั้นจึงประกาศผลผู้ชนะและจัดทำรายงานผลการพิจารณา
ขั้นตอนที่ 5: การทำสัญญาและบริหารสัญญา
เมื่อได้ผู้ชนะแล้ว จะดำเนินการจัดทำสัญญาหรือข้อตกลง โดยระบุเงื่อนไข ข้อกำหนด และความรับผิดชอบของทั้งสองฝ่ายให้ชัดเจน ระหว่างการดำเนินการตามสัญญา จะต้องมีการตรวจรับพัสดุหรือตรวจการจ้างให้เป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนด และดำเนินการเบิกจ่ายเงินตามงวดงานที่กำหนดไว้
หลักการสำคัญในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง
หลักการสำคัญในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่ต้องคำนึงถึง ได้แก่
- ความคุ้มค่า: พิจารณาทั้งราคาและคุณภาพ รวมถึงประโยชน์ระยะยาว
- ความโปร่งใส: เปิดเผยข้อมูล เปิดโอกาสให้แข่งขันอย่างเป็นธรรม
- ประสิทธิภาพและประสิทธิผล: ดำเนินการรวดเร็ว มีมาตรฐาน และตรงตามวัตถุประสงค์
- ตรวจสอบได้: มีการเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ พร้อมให้ตรวจสอบ
ทั้งหมดนี้คงทำให้หลายคนได้เข้าใจกันแล้วว่าการดำเนินกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้องค์กรได้รับสินค้าและบริการที่มีคุณภาพ ตรงตามความต้องการ ภายใต้งบประมาณที่เหมาะสม ลดความเสี่ยงในการทุจริต และสร้างความเชื่อมั่นให้กับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
